Salut,
 
Absolument pas sûr de la section du post... Désolé. Je ne vois pas bien où le mettre sinon.
 
Je gère de plus en plus de choses au niveau de l'informatique dans l'asso dans laquelle je bosse.
Je bosse en ce moment sur les process informatique de l'asso.
 
J'aurais besoin de votre aide pour savoir comment gérer les différents comptes web de notre asso.
Jusque là, on crée tous nos comptes avec nos mails persos mais c'est pas optimal lorsque quelqu'un quitte son poste parce qu'il faut modifier tous les emails des comptes.
 
Comment se passe en général cette gestion en entreprise? Est-ce que vous savez comment ça fonctionne et où je pourrais trouver ces infos ?
J'aimerai mettre en place un process pour simplifier les passations de poste.
 
J'ai recensé différentes typologies de comptes qui, je pense, mériterait des process différents :
- Les comptes personnels liés au fonctionnement de l'asso : comptes mail, comptes messagerie instantanée
- Les comptes de l'asso : sites de vente en ligne par exemple
- Les comptes liés à des postes précis & comptes sensibles. Les mails doivent arrivés sur la boite mail de la personne en charge du poste pour ne pas perdre ces mails. Ex. : Compte du forum hfr pour celui qui gère l'informatique.
 
Merci d'avance.

nous on utilise une liste de distribution du style ict@...
et tous les accès sont noté dans notre keypass avec
url
username
password
et éventuellement les clés,licences,...

Merci pour ta réponse.
On utilise un keypass également.
Qu'entends-tu par liste de distribution ict@ ? Une  boite mail créée spécifiquement pour redistribuer les mails à des personnes choisies?

Peut-être que ta réponse répond à ma question mais comme je n'en suis pas encore certain, je repose donc la question un peu différemment.
 
Finalement mon problème concerne la gestion des comptes liés à des postes précis et des comptes sensibles.
 
La problématique c'est qu'il faut que les mails envoyés par ces comptes web arrivent sur les boites mails des personnes en charge du poste.
 
Voilà les process auxquels j'ai pensé :  
1. On crée ces comptes avec l'adresse mail de la personne qui s'occupe du compte. Le problème c'est qu'au départ de la personne, il faut modifier l'adresse mail d'inscription du compte par celle de la nouvelle personne qui arrive. Donc ça demande beaucoup de temps à la personne qui part avec en plus le risque que ça ne soit pas fait.
2. On crée ces comptes avec une adresse mail générique créé pour l'occasion type compteweb@xxx.com et depuis ce compte mail on fait des redirections vers les adresses emails des personnes qui gère chaque poste. Mieux que la première option mais pas très simple car il faut créer beaucoup de filtres de redirection et en modifier autant à chaque départ de personne.
3. On crée les comptes web avec une adresse mail de type informatique@xxxx.com. Lors de la passation, il suffira de mettre informatique@xxx.com comme alias à la personne qui gère l'informatique. Il faut créer beaucoup d'alias mais les passations seront bien plus rapides ensuite.
 
Est-ce que la 3ème méthode vous parait être bien? Est-ce une pratique qui se fait ailleurs? Y a t-il d'autres options encore plus simples à mettre en place?
 
Merci encore.

Pourquoi utiliser des adresses perso ?
 
Si je comprends bien tu as un domaine pour ton assoc, pourquoi ne pas gérer une adresse mail pour les personnes ? Comme ça tu as le contrôle des données et des adresses.
 
En général il y a un pack de X adresses mails avec le domaine, et de mémoire ça ne coûte pas trop cher d'en ajouter.

mon exemple c'est ict@google.fr --> email envoyé aux memebres du service ict
compta@google.Fr --> aux membres de la compta
ict-purchase@google.be --> aux acheteurs de l'ict...

@webmail-75000. OK. C'est ce que je pensais avoir compris du coup.
Comment gérez-vous la liste de distribution? Après recherche sur google, je vois que c'est une option présente dans outlook. Est-ce ça dont tu parles?
 
@gougy il me semble qu'il y a confusion dans ton message. Tu demandes pourquoi on utilise des adresses persos et dans la phrase suivante tu dis "pourquoi ne pas gérer une adresse mail pour les personnes".
 
Pour info, on a pas de comptes mails illimités parce qu'on utilise gsuite comme fournisseur de mails. 1 compte mail nous coute 4€ par mois... Peut-être bientôt gratuit d'ailleurs mais ça je l'ai appris hier seulement... Google fait pour les assos des comptes gsuite gratuits...
 
Merci à vous.

depuis exchange, on créé la liste et on met les personnes requises dedans

OK. Merci encore pour les infos.
Du coup, on va partir sur le même principe mais à partir d'alias comme on est sur google.
 
Je mettais dans un nouveau message notre nouveau process pour les inscriptions aux comptes web. Ça pourra servir à d'autre éventuellement.

Il faut également penser aux données, car si Michel quitte l'asso, toutes les infos de sont planning et les fichiers de G-drive vont disparaitre.
 
Il faut pensez en "Google teams" ou travailler sur des adresses de services et non des adresses nominatives.

Oui effectivement. Ma demande concernait juste la gestion des comptes web.
Mais j'ai déjà planché sur les transfert de mails de google drive et compagnie. Le process est bien plus conséquent dans sa globalité.
C'est un vrai boulot en principe donc j'ai passé beaucoup plus de temps que prévu mais je pense qu'à terme la gestion de tout ça sera bien simplifiée.

Nouveaux process de gestion des comptes mails de notre asso.
 
Il existe dans l'asso 3 différentes typologies de comptes web :
    - les comptes individuels liés aux personnes travaillant dans l'asso
    - les comptes liés à des postes précis & les comptes sensibles
    - les comptes de l'asso
 
 
1/ Les comptes individuels liés aux personnes travaillant dans l'asso :
     
    Ex. : comptes web type pinterest, skype, mail, etc  
 
    Consultation des mails envoyés par ces comptes web :
    Via votre adresse mail perso
 
    Inscription à un compte web :
    Le compte web doit être créé avec l'adresse mail de la personne qui va utiliser le service.
     
    Au départ de la personne :
    Le compte devra être supprimé par la personne en question.
 
 
2/ Les comptes liés à des postes précis & les comptes sensibles
 
    Les mails doivent arriver sur la boite mail de la personne en charge du poste pour qu'elle ne pas loupe pas de mails.
    Ex. : compte du forum informatique pour celui qui gère la partie informatique, compte bancaire pour le comptable, etc.
 
    Consultation des mails envoyés par ces comptes web :
    Via votre adresse mail perso
 
    Inscription à un compte web :
    Le compte web doit être créé avec un mail de type compteweb-descriptifduposte@xxxxx.com, créé uniquement pour les inscriptions aux comptes web.
 Les mails reçus sur compteweb-informatique@xxxxx.com sont redirigés vers le mail de la personne en charge de l'informatique via un alias.
 En plus des personnes en charge du poste, on peut aussi mettre compteweb-descriptifduposte@xxxxx.com en alias du compte comptenomdelasso@xxxxx.com pour avoir accès à tout les mails de l'asso sur comptenomdelasso@xxxxx.com. Sauf pour les comptes sensibles.
 
    Au départ de la personne en charge du poste :
    Il faudra transférer l'alias compteweb-informatique@xxxxx.com du compte mail de la personne qui part au compte mail de la personne qui prend le relais.
     
 
3/ Les comptes de l'asso :
 
    Ex. : comptes web de sites de ventes en ligne, etc
     
    Inscription à un compte web :
    Le compte web doit être créé avec l'adresse mail comptenomdelasso@xxxxx.com
 
    Consultation des mails envoyés par ces comptes web :
    Via l'adresse mail créée pour cela : comptenomdelasso@xxxxx.com