La chaîne de caractères est récupérée de la même manière si elle vient du clavier ou si elle vient d'un scanner de codes barre.
Le logiciel contient des écrans de saisie (aussi appelés "formulaires" ) qui contient des "champs d'édition", qui sont des endroits ou l'on saisie du texte. Il y en a partout, donc je me sens un peu ridicule d'expliquer cela. Puis, quand l'utilisateur appuie sur un bouton, ou parfois sur la touche "entrée", le contenu des champs est récupéré par le logiciel, qui les stockent dans une base de données, ou qui fait des calculs, etc.
Le stockage n'est jamais automatique. L'ordinateur n'est pas un K2000. Il faut un logiciel qui sache quels formulaires afficher, quels données stocker, comment les restituer, etc. Tout cela, c'est de la partie logiciel (software), qui est indépendante de la partie matérielle (hardware) clavier ou douchette.
Dernier point : Access/VBA peut paraître lourd, mais malheureusement, les autres systèmes sont souvent encore plus lourds. L'informatique, ce n'est pas simple.