Bonjour,
 
Pour communiquer au seins de notre réseau de boutique, nous utilisons actuellement une seule adresse email unique par magasin du style paris@enseigne.fr ou lyon@enseigne.fr qui arrive directement sur la caisse du magasin.
 
Toutes les vendeuses ont accès à la boite mail de leur magasin (dans Outlook Express, Windows live Mail ou thunderbird)  
 
Nous aimerions également pouvoir communiquer de manière confidentielle et nominative, pour qu'une vendeuse puisse envoyer/recevoir des mails sans que ces collègues puisse les lire.
 
Sachant que les mails nominatifs sont peu fréquent, l’idéal serait un système de notification sur la boite commune qui alerte de la présence d'un nouveau mail nominative.
 
Bref, quel type de solution pourrions nous mettre en place.
 
Merci d'avance pour vos conseils    

Envoi d'un SMS directement sur le mobile personnel ?

Par mail c'est délicat car il faut gérer la manière d'accéder à cette boite nominative.
Un webmail peut être une solution.
 
Après envoyer un sms pro sur un portable perso, ce n'est pas forcément une bonne idée.
Car il faut voir ce qui est envoyé, la confientialité, ...
 
Les bonnes questions sont :  
-Quel type de message veut on envoyer
-A quelle fréquence
-Quel niveau de confidentialité et de sensibilité des données

ce n'est pas une messagerie secondaire, mais plutot un systéme de messagerie tout court.
Dans énormément de société il y a la notion de boite mail de groupe et boite mail nominatif.
Exemple chez nous tout le personne de la DRH ont accés a un mail de service
service.personnel@masociete.com en Outlook WebACESS (webmail) mais ils ont aussi une boite mail personnelle en webmail prenom.nom@masociete.com
 
 
pour la continuité d'activité :
Souvent la boite au lettre nominative c'est l'utilisateur qui la gére, il met des messages d’absence si besoin. Il peut indiquer sa messagerie de groupe dans son message d’absence.
 
 
 

Souvent dans les structures de magasins, c'est très courant qu'il y ait qu'une seule adresse pour le magasin.
Les employés vont et viennent, les vendeurs n'ont pas de besoins IT, ça coute moins de licences etc.

Ces boites nominatives pourraient servir à envoyer les avertissements par exemple. On doit pouvoir justifier que la personne l'a bien reçu, ça doit être protégé par un mot de passe.
 
La majorité des vendeuses ne vont probablement jamais l'utiliser, d’où l'importance d'avoir un système de notification qui ne les oblige pas a contrôler inutilement et quotidiennement leur boite.
 
La direction ne souhaite pas communiquer sur les boites perso.

Le papier.
Rien de mieux que le papier.
 
Car autant pour communiquer sur des promotions, des trucs ponctuels liés à la vente, ok une messagerie c'est fait pour ça. Autant pour du RH, non désolé mais seul le papier prévaut.
Une impression, signé par le destinataire et contre-signé par l'expéditeur, archivé, et hop terminé.

+1 pour le courrier interne.
 
finalement Back to Basics !

tu mets en place un système en mode web qui contient le message à lire, protégé par login/mdp et un mail qui est envoyé à la bal du magasin qd une personne doit lire le message sur l'espace de communication.
 
Le système gère le vu/pas vu etc.

Tu connais des appli qui font ça ?

Nop

 
 
Nous utilisons depuis toujours le papier avec AR, mais c'est réservé aux réels problèmes. les broutilles doivent se gérer rapidement, gentiment et confidentiellement.

Pourquoi ce serait "réservé aux réels problèmes" ?
 
Rien n'empèche d'étendre ce fonctionnement.

Pour ça, il faudrait déjà être sûr qu'un mail a une valeur légale.

Article 1316-3 du Code Civil : "l'écrit sur support électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier".
Pour autant, le destinataire et le signataire doivent être parfaitement identifiés au moyen de leur adresse mail. Le support électronique doit être fiable et intègre.

C'est bien tout le problème.
Le protocole d'envoi de mail ne garanti pas la fiabilité et l'autenticité des échanges. On peut aisément trafiquer son contenu.
C'est d'ailleurs une des techniques principales de phishing par mail.
 
Pour garantir cette intégrité, il faut passer par des mécanismes type pgp.

On ne cherche pas à faire une machine à preuve.
 
On cherche à créer un système de messagerie nominatif qui soit parfaitement compatible avec l'utilisation d'un poste par plusieurs personnes en même temps, ayant des missions communes.
 
Pour l'instant mes solutions sont :
 
-Créer des profils utilisateur sur le client mail, mais il me manque l'option de notification des MP qui arriverai sur la boite commune.
 
-Rajouter simplement un lien vers un Webmail sur chaque machine, mais une fois de plus, je n'ai pas de solution pour les notifications.
 
je ne connais pas Exchange, il y a t'il moyen d'envoyer une notification mail lors de la réception d'un mail ?

Donc en excluant cette utilisation, pour laquelle si quand même elle se mettait en place les employés pourraient très bien être "pas au courant "

Est-ce que tous les employés consultent la boîte mail commune tous les jours ?
Si oui, même pas besoin de passer par une notification. A chaque envoie dans une boîte mail d'untel, faire un mail "Mademoiselle Bidule est prié de lire un nouveau message dans sa boîte courriel". Et là tu crées juste des modèles
Si non, il te faudrait passer par une notification SMS. Il y a notamment ça ou ça.

Bonjour,
 
Le projet est toujours en cours, nous n'avons pas trouvé de solution automatisée pour la notification sur la boite commune, ça va se terminer par l’envoie d'un mail type pour prévenir l'utilisateur.
 
Nous allons probablement passer par le webmail de notre hébergeur (roundcube chez Phpnet).
 
Avec des nouvelles adresses créés/détruites tous les mois, il nous faut un carnet d'adresses commun, actuellement je penses à un simple listing diffusé sur notre extranet.  
 
Il y a t'il mieux a faire ?

Je viens de tomber sur une offre intéressante chez Infomaniak
 
 
 
Un webmail avec contacts et calendriers partagé.  
Possibilité de synchroniser en imap, CalDAV, CardDAV et Exchange
 
https://www.infomaniak.fr/fr/hebergement/mail
 
50 boites mail illimité pour 20e/mois
 
Vous connaissez, vous en pensez quoi ?