Bonjour,
 
Je suis un étudiant ingénieur mécanique et je suis actuellement en stage dans une PME (environ 15 personnes) qui conçoit des machines industrielles spéciales (souvent à l’unité).  
Le bureau d’études utilise un logiciel de CAO (Inventor) et est passé très récemment à l’utilisation d’un PDM (VAULT). L’entreprise désir se munir d’un ERP qui fera le lien entre tous ses services (Administration, conception, commandes, montage,…).
 
Je me permets de demander votre aide sur ce forum afin de mener au mieux ma mission de stage.
J’ai pour mission de trouver une désignation et une codification de toutes les pièces mécaniques. La codification est mise en place pour permettre des commandes rapides vers les fournisseurs, mais également pour tout ce qui est nomenclature,… La codification des pièces doit permettre d’ajouter facilement un nouveau type de pièce dans le référencement. Et surtout, elle doit être compatible avec la mise en place d’un futur ERP.  
 
En effet, l’entreprise désir se munir d’un ERP (gestion des offres et contrats, contrôle des fournisseurs et commandes, gestion financière, gestion administrative, mais surtout gestion de la base de données des pièces mécaniques/électriques/automatiques…). A l’heure actuelle l’entreprise utilise Batigest pour gérer ses différentes affaires.
 
J’ai donc également pour mission de faire des recherches sur les différents ERP pour trouver celui qui conviendrait le mieux à l’entreprise. Pour cela je pense qu’il faudrait que je rédige un Cahier des Charges, mais je ne sais pas trop comment m’y prendre pour que le CdC soit le plus explicite possible pour les éditeurs.
Après quelques recherches il s’avère que cette partie de la mission est assez difficile sachant que je ne savais même pas ce qu’était un ERP, il y a 1 semaine. Pouvez-vous m’aider à ce niveau-là s’il-vous-plait, en me conseillant différents ERP pouvant répondre à la demande de l’entreprise ou/et en m’aiguillant sur la démarche à suivre pour le CdC.
 
Voici un résumé des différentes questions :
 
- Comment référencer/codifier les différentes pièces modélisées de manière optimale et intelligente ? Sachant que la codification doit être compatible avec la mise en place d’un ERP.
 
- Quel ERP choisir pour une PME de conception mécanique de machines spéciales (uniques) ? Sachant que l’ERP doit permettre la gestion des offres, des fournisseurs, des commandes, de l’administration, mais surtout la gestion de la base de données des pièces modélisées. Il doit également être compatible avec VAULT.
 
- Comment rédiger au mieux un Cahier des Charges pour démarcher les différents éditeurs d’ERP.
 
 
 Je vous remercie pour votre attention, surtout que le message est assez long. Et merci d’avance pour vos réponses.

Avant toute chose, la mise en place d'un ERP nécessite de bien connaître l'ensemble des processus métiers de ton organisation : qui fait quoi, où, quand, comment, pourquoi, ... A partir de cela, il te sera facile de construire une cartographie des différents processus pour mieux savoir comment informatiser, avec quoi, ... A partir de là, tu pourras élaborer des cas d'utilisation.
Cela t'aidera à construire correctement ton Cahier des Charges à partir des besoins du métier et ainsi formuler des règles fonctionnelles et/ou techniques.

Clair, il faut partir des processus.
 
Pour la nomenclature, tu peux regarder du côté de celle utilisée par l'OTAN. Après, à voir si c'est parlant. Sinon, tu partir d'un OTP (organigramme technique produit) où tu définis un premier niveau de groupes de pièces puis, pour chacun de ces groupes, tu définis un 2ème niveau, puis un 3ème.
A la fin, ça va te donner une nomenclature du genre XXX-YYY-ZZZ-aaa ou aaa sera un nombre de 1 à n pour l'OTP XXX-YYY-ZZZ. Mais tu pourrais avoir aussi XXX-YYY-VVV-aaa.
 
En fait, chaque groupe de 3 lettres désigne un niveau dans l'OTP et ce groupe de 3 lettre a une signification.
Ex avec des UC de PC, on a INF-CAL-UC-125 qui indique qu'il s'agit de la nomenclature n°125 pour les UC de type calculateur de type informatique.

Merci pour vos réponses.

Du coup je vais me renseigner sur comment construire une cartographie des processus et sur le fonctionnement de l'entreprise pour en déduire ses besoins fonctionnels et techniques. Je reviendrai surement vers vous une fois que j'aurai plus de détails (car je ne sais pas encore comment fonctionne l'entreprise exactement).

En ce qui concerne la codification, j'avais pensé à quelque chose de similaire (OTP). Mais du coup, suis-je obligé de suivre une norme ou je peux faire ça à la "sauce" de l'entreprise ? Je veux dire par là, est-ce que n'importe quelle codification est compatible avec n'importe quel ERP ou y a t-il des règles "obligatoires" à suivre ?

Une codification, c'est juste un groupe de lettres/chiffres (une chaîne de caractères donc) pour identifier de manière unique un modèle de produit (dans ton cas, des pièces mécaniques). A moins de choisir une codification qui contiendrait des caractères spéciaux (genre %, £, =, @...) qui pourraient poser souci, tu ne devrais pas rencontrer de pbs en restant sur du 0..9 a-z A-Z et -. De même, si tes codifications restent sur une longueur raisonnable (genre pas plus de 20 caractères), ça ne devrait pas poser de pb.
 
Après, l'avantage d'une norme, c'est qu'un certain nb de personnes la connaîtront, donc pour un nouvel arrivant, ça sera plus simple d'appréhender votre codification que si tu fais un truc maison. Cela dit, si l'OTP est bien fait, est logique et colle bien à votre métier, ça ne sera pas forcément une difficulté pour l'apprentissage.

D'accord c'est noté, merci

Et il y aura aussi la question budget, je pense ^^ Un SAP permettrait pas mal de choses, mais selon la boite, ça peut être un bazooka pour tuer une fourmille...et un gouffre financier.
Pour la nomenclature, il faudrait aussi voir si tu la souhaite compatible avec des lecteurs code barres ou pas...ou laisser la possibilité dans l'avenir. (comme dit Rufo, dans ces cas là, on évite les caractère un peu trop spéciaux....et les norme comme EAN, ou autres peuvent apporter des trucs sympa (numéro de lot, date de fabrication, DLUO tu t'en fout, etc))