dans tous les cas, il faut faire au plus vite, donc avec le telphone je pense (avec un mail, ils peuvent te répondre dans le jour qui suit, mais le plus souvent c'est de l'ordre de 15 jours à un mois).
Il faut ensuite leur montrer les preuves de ce que tu avance, il faut donc que tu demande au responsable une adresse mail spécial (et pas commune, car sinon ca va mettre des temps immémoriaux pour que tu es la réponse)